Eureka Network Ikama

Développé par :

Présentation

ikama est un logiciel totalement intégré composé des modules : commercial, hébergement, facturation et revenus, gestion des points de vente, gestion des stocks et calcul des coûts, comptabilité financière, gestion des ressources humaines, gestion de la maintenance.
Ikama est développé sous l’environnement oracle, il est multi-plate-formes, multi-sociétés, multi-exercices, multi-langues. Il dispose d’un générateur de rapports pour le suivi et le contrôle périodique. Il dispose d’un outil d’administration et de gestion des habilitations. La sécurité est garantie au niveau des données et des fonctions.

Gestion des stocks et calcul des coûts

gestion des achats : cette fonction permet la gestion des commandes, des livraisons, des achats directs, la réception des Factures définitives, le contrôle des achats nourriture, des boissons et des Produits d’entretien.
Gestion des prélèvements : cette fonction permet la gestion des sorties, des retours, des transferts, des casses et des avaries, la tenue de la fiche historique, le récapitulatif de contrôle.
Gestion des inventaires : fonction résultante assurant la détermination du différentiel entre le théorique et le physique, les états et rapports nécessaires à la préparation, la saisie, la validation et l’élaboration des inventaires finaux.
Analyse des coûts : exploitation des rapports finaux comme outils de prise de décision, l’élaboration des états de rapProchement, l’exploitation des journaux de consommation par département, la fluctuation des prix et des ratios autorisés, l’analyse des écarts, la mise à jour des fiches techniques et l’édition des rapports f&b.

Gestion hébergement

réservation : cette fonction gère les réservations des chambres, la location des salles, la gestion des banquets et des séminaires. Les réservations peuvent être groupées ou individuelles. La dite fonction permet aussi la gestion des prévisions d’occupation par période, sous forme de rapports ou de graphe.
Réception : cette fonction gère les affectations, les délogements, le partage des chambres, le paramétrage des séjours, les mouvements du jour, le cardex, les revenants, les statistiques officielles…
caisse réception : cette fonction gère les Factures clients individuels, les opérations de change, les locations de coffres, les dépôts, les règlements, les arRHes, les débours, les autres dépenses, la fusion et l’éclatement des Factures, le transfert de compte à compte, l’ouverture des folios payants et offres.
Rapport gouvernante : cette fonction gère les affectations des valets et femmes de chambre, la libération des chambres, la prise en charge des états des chambres, la mise à jour du rapport gouvernante, l’élaboration du rapport comparatif.

Facturation et revenus

facturation : cette fonction gère les arrivées à Facturer, les bons vouchers, la mise à jour impayés, le paramétrage de séjour, la Prolongation de séjour, les départs prématurés, les Factures, les avoirs, les Factures Proforma, les Factures débiteurs extras, le journal des Factures selon les départs et selon les arrivées.
Main courante : cette fonction gère le suivi du chiffre d’affaires, les statistiques et revenus, la situation des clients à l’hôtel, la situation des débiteurs, la gestion des folios, la gestion des offres, la budgétisation, l’élaboration des états et rapports d’exploitation.

Gestion des points de vente

ce module permet de gérer les éléments de base comme : les départements, les articles, les serveurs, les carrés, les tables, la Programmation des touches, les modes de règlement, les happy hours, l’all inclusive, les débiteurs, les offres, les remises, les cartes de crédits …
Il permet aussi l’édition des rapports de vente par shift de travail, par point de vente et centralisé pour tous les points de vente. Les rapports sont en valeur et en quantité, éclatés pour la nourriture et les boissons.

Commercial

le module commercial gère des actions et des Procédures qui agissent sur l’augmentation de l’occupation de l’hôtel, l’optimisation du chiffre d’affaires et la sauvegarde de la bonne image de marque de l’hôtel.
Parmi ces actions et Procédures :
la gestion de fidélité: c’est une Procédure permettant la fidélisation des clients par l’octroi des remises sur l’hébergement, et toute autre prestation; ces remises sont accordées selon un barème tenu par l’hôtel et le cumul des points réalisés par le client. Le suivi de cette Procédure est assuré par des cartes dédiées à cette fin et enregistrées dans une base de données centralisées.
La gestion du cardex client : traitement personnalisé des clients revenants, enregistrement des informations utiles sur le client, octroi des avantages financiers ou des avantages en nature pour le client.
Le yield management : c’est un ensemble d’indicateurs d’aide à la décision qui visent la rentabilisation de l’hôtel en se basant sur des chiffres historiques (occupation et tarifs), des chiffres actuels et prévisionnels ( revenus par part de marché & indice de pénetration, seuil de rentabilité…) et d’autres paramètres liés à des facteurs externes à l’hôtel.
Le rapport commercial : c’est un ensemble de tableaux et de graphes permettant aux décideurs de suivre l’évolution de l’activité de l’hôtel ou du groupe d’hôtels. Il permet de donner des comparaisons par rapport au budget et par rapport à une année de référence.
Ajouté au rapport commercial par hôtel, il y a un rapport commercial centralisé pour les chaînes d’hôtels.
Le module commercial dispose d’une fonction pour la gestion des contrats spéciaux (contrat de garantie, plein pour vide, Promesse de vente, formule all in, pré-Paiement, gratuité pour une période donnée, gratuité pour une date d’arrivée, gratuité pour une date de réservation, gratuité pour les enfants etc…).