Eureka Network Arzek

Développé par :

Présentation

arzak est un logiciel spécifique à la gestion des achats, des immobilisations, des Projets et des stocks. Il est constitué d’un ensemble de modules intégrés entre eux basés sur un puissant moteur de paramétrage, offrant à l’entreprise une gestion performante de ses Processus métier. Outre la composition de ce logiciel, arzak fonctionne en multi dépôts, multi structures et multi activités.
Arzak assure une gestion centralisée en temps réel, une meilleure collaboration entre tous les services et répond ainsi à tous les acteurs de l’entreprise.

Mercuriale des prix

dans le cas où l’entreprise utilise des articles spécifiques à son activité, elle doit disposer d’un module qui lui permet le suivi technique et financier de cette catégorie d’articles ainsi que leurs évolutions. Le suivi technique concerne essentiellement la composition des articles et leur classification. Ce module permet d’établir et de chiffrer des devis en se basant sur le concept standard « article devis ».
Ce module est constitué des fonctions suivantes :

consultation de la mercuriale :
ce sous module permet la consultation de la mercuriale en vigueur et une mercuriale historique ou Projet.
Il permet l’affichage des détails des articles devis ainsi que leur décomposition respective.
Suivi de la mercuriale en vigueur :
permet la consultation des indicateurs de suivi des articles devis.
Mise à jour mercuriale Projet :
ce sous module permet la mise à jour de la mercuriale Projet et ce par le suivi de son évolution et de sa mise à jour technique et financière.

Gestion des achats

ce module permet à l’acheteur de Procéder à la génération de tous types d’engagements (commande, lettre de commande ou marché) à partir d’un cahier des charges qui fait partie d’un appel d’offres ou d’une consultation. Ce module permet aussi le suivi rigoureux de toutes les étapes depuis l’achat d’un dossier de l’engagement au règlement définitif. La gestion des contrats de marchés, les avenants et les cautions bancaires et de garanties font partie intégrante de ce module.

Ce module est constitué des fonctions suivantes :

référentiel spécifique: ce sous module concerne les différents paramètres qui entrent en jeu dans un dossier d’achat (l’organigramme, les codes bdm, les formes juridiques, les activités fournisseurs …).
Elaboration de l’engagement : ce sous module permet à l’acheteur, à la lumière des décisions des différentes instances compétentes dans le Processus, d’achat l’élaboration de tous les types d’engagements à partir des dossiers d’appel d’offres ou des consultations ou autres.
Suivi de l’engagement : ce sous module assure un suivi détaillé des engagements avec la possibilité de l’affichage des documents affectés. Le suivi est global à partir de l’affectation du dossier à un gestionnaire du dossier d’achat jusqu’à sa clôture en passant par la prise en charge de la notification, la gestion des relances, la prise en charge des suspensions, des mises en demeures et des mises à disposition, et enfin le suivi des cautions, des retards et des litiges.
Gestion des importations : ce sous module concerne uniquement les commandes étrangères. Il permet la prise en charge et le suivi des formalités douanières et bancaires ainsi que le suivi des dossiers d’importations depuis leur création jusqu’à la livraison et la prise en charge de tous les frais engendrés par l’importation (droits de douane, frais d’apProches, frais de transit, frais d’acconage, frais de manutention…).
Gestion des réceptions : ce sous module permet la prise en charge de la réception technique en vue de préparer la réception quantitative dans le module stock ; cette réception est matérialisée par un avis de réception qui détaille la réception.
Gestion des Factures : ce module permet, à partir des données enregistrées dans le système, la prise en charge au niveau d’un bureau d’ordre ou au niveau des bureaux régionaux de la Facture et son rapProchement avec l’engagement élaboré par le système.
Suivi des consommations : ce module constitue une interface paramétrable d’édition sur écran ou sur imprimante d’un ensemble d’états qui couvrent le Processus de la consommation des différents articles au niveau des différents magasins.

Gestion des immobilisations

ce module gère la vie des immobilisations depuis l’acquisition jusqu’à la fin de leur cycle de vie. Il fournit une traçabilité de tous les événements qui ont des incidences sur chaque immobilisation (transfert, mise hors service, réparation, cession, …).
Ce module gère toutes les familles d’immobilisations simples ou composées à savoir : matériel de transport, matériel d’exploitation, matériel informatique, mobilier et matériel de bureau, bâtiments et toute autre immobilisation faisant partie du patrimoine de l’entreprise. Les immobilisations composées sont traitées d’une manière spéciale qui tient en considération l’usure et le changement partiel des éléments composants de l’immobilisation en question.L’amortissement tient compte de toutes les variations qui affectent la valeur de l’immobilisation composée .
Il permet aussi de tenir une fiche de suivi pour chaque immobilisation. Le module immobilisation est intégré à la comptabilité générale, analytique, tierce, ….
Il fournit des inventaires par famille et par nature d’immobilisations. Il peut être traité en autonomie ou par intégration au module achat.

Il est constitué essentiellement des fonctions suivantes :
paramétrage : fournisseurs, bâtiments et bureaux, marques, nature d’exploitation, nature de Propriété, motifs des prélèvements, acquéreurs, types caractéristiques, emplacements, lieux …etc.
Immobilisations : prise en charge des immobilisations (à partir des bons de livraisons, à partir des Projets achevés de la gestion des Projets), fiche immobilisation, calcul d’amortissement, comptabilisation, amortissement/cession/mise hors exploitation. Saisie immobilisation : prélèvement, transfert, cession, restitution, prélèvement, mise hors exploitation.
Inventaire : planning des inventaires, saisie des inventaires, réajustement, clôture des inventaires.

Outre les modules standards qui figurent dans notre bibliothèque à savoir : l’achat, le stock, l’immobilisation, et qui sont déterminants dans la gestion de la maintenance, nous offrons le module maintenance Proprement dite qui repose sur un ensemble de sous modules permettant la couverture de tout le domaine de l’intervention et la réparation, préventive ou curative. Il débute de la réclamation pour aboutir au rapport d’intervention.

Gestion des consultations et des appels d’offres

le module gestion des appels d’offres et des consultations, fait partie intégrante du logiciel arzak . Il convient à toutes les grandes entreprises qui gèrent un volume important d’achats de biens ou de services aussi bien pour l’exploitation que pour l’investissement.
Il obéit à la réglementation qui régit les marchés publics du pays. Il gère toutes les étapes d’un marché ou d’une consultation depuis la préparation de l’avis à la concrétisation de l’achat, que ce soit par bon de commande ou par contrat de marché.
Il se base sur un paramétrage très puissant, capable de décrire tous les Processus d’un appel d’offres. Il permet aussi de planifier à l’aide de ses fonctions toutes les actions nécessaires pour le marché dans le respect des délais impartis (date de remise des offres, date d’ouverture des plis, date de réunion de la commission des marchés, date de clôture du dossier,…).

Il gère les correspondances avec les fournisseurs, les commissions de dépouillement et les natures des marchés. Il dispose d’un outil qui permet d’afficher ou d’éditer les rapports de dépouillement et l’état des marchés en cours.
Ce module est constitué des fonctions suivantes :
paramétrage : ce sous module permet le paramétrage de toutes les informations qui conditionnent le Processus d’achat ; parmi ces paramètres on trouve les étapes des consultations et/ou appels d’offres, les pièces administratives et/ou techniques, les apProbateurs, les rubriques dates …
gestion du dossier d’achat : ce sous module permet, à partir des demandes d’achats validés, d’affecter la demande à un gestionnaire du dossier d’achat et par la suite, la prise en charge de tout le Processus d’achat (élaboration du dossier d’achat, gestion de tous les documents, réception et saisie des offres, dépouillement technique et financier …) avec une traçabilité complète des interventions ainsi que les jalons du Processus .

Gestion des achats

ce module permet à l’acheteur de Procéder à la génération de tous types d’engagements (commande, lettre de commande ou marché) à partir d’un cahier des charges qui fait partie d’un appel d’offres ou d’une consultation. Ce module permet aussi le suivi rigoureux de toutes les étapes depuis l’achat d’un dossier de l’engagement au règlement définitif. La gestion des contrats de marchés, les avenants et les cautions bancaires et de garanties font partie intégrante de ce module.

Ce module est constitué des fonctions suivantes :

référentiel spécifique: ce sous module concerne les différents paramètres qui entrent en jeu dans un dossier d’achat (l’organigramme, les codes bdm, les formes juridiques, les activités fournisseurs …).
Elaboration de l’engagement : ce sous module permet à l’acheteur, à la lumière des décisions des différentes instances compétentes dans le Processus, d’achat l’élaboration de tous les types d’engagements à partir des dossiers d’appel d’offres ou des consultations ou autres.
Suivi de l’engagement : ce sous module assure un suivi détaillé des engagements avec la possibilité de l’affichage des documents affectés. Le suivi est global à partir de l’affectation du dossier à un gestionnaire du dossier d’achat jusqu’à sa clôture en passant par la prise en charge de la notification, la gestion des relances, la prise en charge des suspensions, des mises en demeures et des mises à disposition, et enfin le suivi des cautions, des retards et des litiges.
Gestion des importations : ce sous module concerne uniquement les commandes étrangères. Il permet la prise en charge et le suivi des formalités douanières et bancaires ainsi que le suivi des dossiers d’importations depuis leur création jusqu’à la livraison et la prise en charge de tous les frais engendrés par l’importation (droits de douane, frais d’apProches, frais de transit, frais d’acconage, frais de manutention…).
Gestion des réceptions : ce sous module permet la prise en charge de la réception technique en vue de préparer la réception quantitative dans le module stock ; cette réception est matérialisée par un avis de réception qui détaille la réception.
Gestion des Factures : ce module permet, à partir des données enregistrées dans le système, la prise en charge au niveau d’un bureau d’ordre ou au niveau des bureaux régionaux de la Facture et son rapProchement avec l’engagement élaboré par le système.
Suivi des consommations : ce module constitue une interface paramétrable d’édition sur écran ou sur imprimante d’un ensemble d’états qui couvrent le Processus de la consommation des différents articles au niveau des différents magasins.

Gestion des Projets

ce module permet le suivi des Projets depuis leur création jusqu’à leur clôture définitive. Il est intégré aux modules appels d’offres, suivi financier des Projets, trésorerie, immobilisations au niveau des investissements et au système comptable de l’entreprise.
Tout type de Projet pourra être suivi par ce module quel qu’il soit: industriel, agricole, technique, travaux publics, télécommunication, informatique, construction de bâtiments, construction d’engins et tout autre service basé sur une démarche de réalisation Progressive (par étape).
La gestion de Projet prend en charge dans son découpage, la gestion des fournisseurs, la gestion des membres de groupement si le cas se présente, la gestion des sous traitants, des lots, des ouvrages, des taches, des articles destinés au Projet, des ressources humaines par domaine de compétence, des ressources matérielles par usage, la gestion des délais de réalisation par tache et par ouvrage.

Ce module prend aussi en charge la gestion des contrats et des avenants avec les fournisseurs, la gestion des contrats et des avenants avec les membres de groupements et les sous-traitants ayant participé à la réalisation du Projet. Les garanties sous forme de cautions bancaires ou de retenues sur les décomptes sont renseignées par le module Projet et exécutées au niveau de la trésorerie.
Les décomptes Provisoires et définitifs ainsi que les Factures des travaux extra sur le Projet sont traités par le module gestion des Projets et intégrés au système comptable et financier de l’entreprise.
Outre le suivi financier et quantitatif du Projet il est à noter que ce module traite le suivi des réalisations en terme de délai et de coût de Projet par lot voire même par tâche et par ouvrage. Cette fonction fournit au décideur la possibilité d’agir en temps opportun pour la prise de décision afin de réajuster tout dysfonctionnement au niveau du Projet.
Le respect du délai de réalisation et du cout Projeté du Projet présentent la cible idéale au le maitre d’œuvre et au maitre d’ouvrage qui méritent un suivi rigoureux basé sur des règles de gestion scientifiques orientées pour le Projet. Le suivi de tout Projet nécessite en plus de la gestion technique et financière du Projet la gestion purement administrative, à savoir les réunions de travail, les correspondances, les suspensions, les livrables, les comptes rendus ainsi que toute opération ayant une relation avec le Projet et nécessite d’être signalée.
La gestion de Projet pourra s’interfacer avec un moteur de workflow et un gestionnaire électronique de document pour respectivement cerner toutes les taches dans les Processus de gestion de Projet et avoir une base documentaire en ligne facilitant l’accès aux informations relatives au Projet.

Gestion des stocks

ce module permet la gestion de tous les types des mouvements stocks qu’ils soient en entrée, en sortie ou encore en transfert inter magasins et offre aussi un suivi instantané de la situation des articles stocks (stocks : physique, en cours d’achat, en commande, …). Il permet aussi l’organisation de tous types d’inventaires avec la possibilité de l’analyse et du redressement des résultats. Toutes les opérations qui touchent au stock sont paramétrées à partir d’évènements. Un évènement est paramétré en fonction des différentes types d’entrées et de sorties.

Ce module est constitué des fonctions suivantes :

paramétrage : ce sous module concerne le paramétrage d’un ensemble de données pour doter le système de souplesse et d’adaptabilité considérables pour élargir le champ d’application.
Gestion de réception quantitative : suite à la réception technique du module achat, ce sous module permet de concrétiser la réception Proprement dite et de générer les documents de gestion nécessaires pour le suivi et l’analyse.
Gestion des entrées stock : gère tous les Processus d’entrée stock paramétrés à partir d’évènements ; il permet la gestion de la saisie, la validation et l’exécution des entrées stocks. Ce sous module permet aussi un suivi complet des entrées avec essentiellement tous les documents utilisés avec une traçabilité des intervenants successifs sur l’entrée.
Gestion des sorties stock : gère tous les Processus de sorties stocks à partir des évènements renseignés au niveau du paramétrage. Ce sous module permet la saisie, l’apProbation et la validation pour exécution des sorties stocks. Ce sous module permet également le suivi des Processus des entrées avec tous les documents utilisés et enregistre la traçabilité des intervenants successifs pour tous les évènements des entrées et sorties stocks.
Inventaires : ce sous module permet l’organisation et la préparation des inventaires à partir de l’affectation des ressources, en passant par la planification des actions d’inventaire jusqu’à l’analyse des écarts constatés sur les inventaires et ce en faisant les rapProchements nécessaires et les corrections en cas de différence.
Réajustement : après le traitement des inventaires ce sous module permet la prise en charge des Procès verbaux relatifs aux résultats constatés sur les inventaires et par la suite leurs validation qui entraîne une mise à jour du stock qui tient compte des différences relevées lors de l’exécution des opérations d’inventaire.