GUIDE : Comment choisir le bon logiciel de gestion d’entreprise

Choisir le bon logiciel de gestion d’entreprise peut sembler une expérience intimidante. Chez Comparili.net, nous avons conseillé des milliers d’utilisateurs pendant le processus d’acquisition d’un nouveau logiciel pour gérer leurs entreprises, et nous avons découvert que de nombreux problèmes et questions récurrents se posent.

Les meilleures solutions logicielles de gestion d’entreprise offrent un avantage à long terme et accélèrent la croissance de votre entreprise. Prenez le temps de parcourir les points suivants et de trouver la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.

DÉFINISSEZ LE PROBLÈME ?

Vous ne cherchez pas un nouveau logiciel juste pour le plaisir. Il doit y avoir un problème que vous espérez résoudre, des informations qui doivent être gérées ou un processus que vous souhaitez automatiser. Afin de trouver le meilleur logiciel, vous devez commencer par cartographier vos problèmes actuels.

Par exemple, les problèmes courants rencontrés :

• Double saisie des données.
• Feuilles de calcul sans fin.
• Utiliser trop d’outils commerciaux.
• Des sources d’informations fragmentées.
• Pas de vue d’ensemble en temps réel.

Où que se situe le problème, essayez de le définir le plus précisément possible. Recherchez les raisons de vos problèmes et réfléchissez aux solutions possibles. La réponse à vos besoins est de trouver le bon logiciel qui facilite le travail avec les facettes problématiques de votre entreprise.

TROUVER LA SOURCE ET LA SOLUTION À VOS PROBLÈMES

Les fournisseurs de logiciels d’entreprise conçoivent généralement leur produit autour d’un processus métier ou d’un problème qui doit être traité. L’idée de connecter les problèmes de votre entreprise avec le flux de travail actuel est de découvrir quelles parties de votre entreprise doivent être corrigées ou facilitées avec le nouvel outil logiciel.

Afin de définir la source initiale et une solution à vos problèmes, suivez ces étapes :

1. Complétez et reliez la liste des activités avec des problèmes préalablement définis. Cela vous aide à apercevoir les solutions possibles qu’un nouveau logiciel pourrait apporter.
2. Découvrez quelles facettes de votre entreprise doivent être gérées avec le nouveau logiciel et dressez une liste des problèmes que la solution doit résoudre.
3. Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel, recherchez un produit qui répond surtout aux problèmes de vos services commerciaux (l’aboutissement de votre business).

AVEZ-VOUS D’AUTRES BESOINS ?

Il est crucial de penser à chaque détail avant d’acheter un logiciel. Une fois que vous avez analysé les problèmes, le flux de travail et les meilleures solutions de votre entreprise, réfléchissez à d’autres exigences.

Pour trouver le meilleur logiciel, créez une liste de prérequis supplémentaires. Cela pourrait inclure :

• Interface utilisateur et conception.
• Intégrations avec d’autres logiciels.
• Solution sur site ou cloud.
• Formation et intégration des utilisateurs.
• Importation de données.
• Langues disponibles (AR/ENG/FR).
• Options de support client.
• Autres exigences spécifiques aux besoins de votre entreprise.

C’est un bon moyen de s’assurer que vous avez des attentes claires quant aux capacités du logiciel et que l’expérience utilisateur sera positive.

C’EST AUSSI UN CHOIX D’ÉQUIPE ?

Il est TRÈS IMPORTANT de maintenir le soutien et l’enthousiasme de votre équipe tout au long du processus de prise de décision et de mise en œuvre du logiciel et de s’assurer qu’elles bénéficient de nouvelles solutions.

Le problème avec les fournisseurs de logiciels complets est qu’ils peuvent souvent avoir besoin d’une contribution supplémentaire de leurs utilisateurs. Lorsque les équipes ne sont pas habituées à suivre leur temps, à remplir des informations sur le projet ou à enregistrer leurs tâches dans un seul système, cela peut facilement entraîner une résistance. Votre équipe pourrait finir par utiliser les mêmes vieux outils et feuilles de calcul pour organiser son flux de travail et ses données.

Organisez une réunion avec tous les chefs d’équipe et renseignez-vous sur les principales préoccupations de leur équipe concernant la mise en œuvre du logiciel. Présentez-leur également la liste des problèmes que vous avez tracés, demandez-leur leur avis sur la recherche du bon logiciel et présentez les avantages de l’utilisation de la solution.

Demander l’avis de chacun permet de lutter contre le sentiment que les décisions clés ont été prises par la haute direction sans tenir compte des besoins réels des services. De plus, il vous assure de trouver des logiciels répondant aux attentes de chacun.

COMBIEN ÊTES-VOUS PRÊT À DÉPENSER ?

Il n’y a pas de repas gratuits, tout comme aucune solution logicielle de qualité n’est proposée pour une somme marginale. Avant de commencer à chercher un nouveau logiciel, établissez un budget que vous êtes prêt à dépenser. Pensez aux problèmes qu’il résoudra – combien vaut cet avantage pour votre entreprise ?

Planifiez vos dépenses liées aux logiciels et tenez également compte des frais d’intégration et des autres dépenses liées au processus de mise en œuvre, y compris les coûts de formation et le temps consacré à l’adaptation au nouveau logiciel.

Bien que chronophage et exigeante, l’utilisation d’une solution standardisée rendra inévitablement à votre entreprise un bénéfice à long terme.

COMMENT COMMENCER ?

• Vous avez cartographié les problèmes et le flux de travail de votre entreprise
• vous avez discuté avec votre équipe
• vous avez défini une fourchette de prix pour la solution
• et vous avez une liste des fonctionnalités que vous recherchez dans la solution.
• C’est le moment de surfer ; 2 options s’offrent a vous :
  • Google : Nous le savons, c’est évident, mais c’est le meilleur endroit pour commencer. Nous tapons simplement le meilleur *insérer le type de logiciel recherché* et voyons quelles ressources nous sont renvoyées, certes que c’est un moyen très rapide mais hélas les résultats sont multiples et c’est difficile d’en choisir.
  • Le premier Site de comparaison de logiciels Algérien Comparili.net – répertoriant différentes solutions. C’est le moyen parfait pour sélectionner et comparer 2-3 logiciels de gestion d’entreprise qui répondent à vos besoins, cela vous donnera un aperçu rapide de leurs caractéristiques et fonctionnalités, afin que vous puissiez voir d’un niveau supérieur si cela fonctionne pour vous. Mieux encore, il contient aussi des avis d’utilisateurs pour que vous appreniez ce que les vraies entreprises pensent vraiment du logiciel.

ASTIUCE : Obtenez une démo ou un essai gratuit. cela vous permettra rapidement de savoir si le logiciel convient ou non à votre entreprise.

ÉVALUATION DES FOURNISSEURS DE LOGICIELS

Après la démo, il devrait y avoir 3 à 5 fournisseurs qui se démarquent comme vos favoris. Ce sont eux qui doivent être jugés. Si vous en avez plus de 5 sur votre liste, soyez brutal. Vous ne pouvez pas faire un essai gratuit pour tous. Pour les critères de sélection des fournisseurs de logiciels, nous vous recommandons :

• Rythmez vos essais gratuits : ne testez pas tous les logiciels à la fois. Cela devient déroutant et vous risquez de ne pas avoir assez de temps pour tester chaque solution autant que vous le souhaitez. Un à deux essais à la fois est plus que suffisant. Vous et votre équipe pourrez vraiment creuser dans le système et lui donner une évaluation approfondie.
• Préplanifier les workflows de test : si vous souhaitez que la solution exécute des workflows spécifiques, notez-les et testez-les. Il est essentiel que le système fasse ce dont vous avez besoin.
• Préparez votre équipe pour l’essai : dites à chaque membre de l’équipe impliqué ce que vous voulez obtenir du processus de test et comment vous aimeriez qu’il soit réalisé. Donnez-leur des tâches à accomplir et encouragez-les à donner un retour honnête sur leur expérience.
• Mettez en place une boucle de rétroaction : nous avons toujours un document dans lequel chaque membre de l’équipe donne son avis tout au long des essais. Qu’il s’agisse d’évaluer les flux de travail et les fonctionnalités de 1 à 5 ou de partager des notes écrites, la structure et l’ordre sont ici indispensables. servez vous des listes de problématiques faites entre l’étape 2-4.
• Posez des questions, testez l’équipe d’assistance : soulevez des tickets, du temps et examinez les réponses pour déterminer si elles sont utiles ; c’est la seule façon de découvrir à quel point l’assistance client de chaque fournisseur est vraiment efficace.

Toutes ces étapes réunies devraient vous donner une vue complète et précise de ce à quoi ressemble réellement chaque système.

LE PROCESSUS DE SÉLECTION DES FOURNISSEURS DE LOGICIELS

Croisez les doigts à ce stade, vous avez votre premier choix et c’est à vous de le défendre auprès de vos parties prenantes finales. Avantages, inconvénients, fonctionnalités, prix, réponse de l’équipe d’assistance – incluez tout et plaidez en faveur de la solution qui, selon vous, vous convient. Après ces étapes, vous devriez vous retrouver avec un logiciel qui correspond aux besoins de votre entreprise. Bonne chance !